규정집제1조 (목적) 이 내규는 연세대학교 산학협력단 법인카드 사용에 대한 명확한 기준을 마련함으로써 비용 집행의 효율성과 투명성을 확보하는 것을 그 목적으로 한다.
제2조 (적용 범위) 연세대학교 산학협력단에서 금융기관으로부터 발급받아 사용하는 모든 법인카드(의료원 및 미래캠퍼스 제외)에 적용한다.
제3조 (용어의 정의) ① 연세대학교 산학협력단 법인카드 총괄부서는 산학협력단 과제지원팀을 말한다.
② “연구비카드제”는 국가연구개발사업을 수행할 때 전문(전담)기관에서 지정·발급한 법인카드로 카드사와 본교의 연구관리시스템과 연동하여 집행내역을 연구비관리시스템(RMS2)에 입력·관리하는 제도를 말한다.
③ “연구개발비카드”는 연구과제별로 연구기간 동안 사용 가능한 카드를 말한다.
④ “산학협력단 부서공용카드”(이하 “부서공용카드”라 한다)는 산학협력단 운영을 목적으로 산학협력단 부서에서 발급된 법인카드를 말한다.
⑤ “클린카드”란 제한 업종에서의 사용이 제한된 법인카드를 말한다. 제한 업종은 제5조에서 정함에 따른다.
제4조 (법인카드 사용) 산학협력단의 모든 법인카드는 클린카드이며, 본 내규에 따라 산학협력단의 공적비용 집행에 사용해야 한다.
제5조 (법인카드 사용의 제한) ① 법인카드는 업무와 관련이 없는 타인이나 타 과제(부서)에 대여할 수 없다.
② 법인카드는 모두 “클린카드(Clean Card)”로 [별표1]의 제한 업종에서 사용이 제한되며, 총괄부서는 선택적 제한 업종에 한해 업무 관련성을 확인을 위한 해제 절차를 거쳐 사용해야 한다.
③ 선택적 제한 업종 사용을 해지할 경우 [별표1]의 양식을 첨부하여 총괄부서 법인카드 담당자에게 별도 신청하여야 한다.
제6조 (연구개발비 카드 발급 및 제 변경) ① 연구책임자는 지원기관과 연구과제 계약을 체결한 후 전문(전담)기관에서 정한 기준에 따라 범부처 연구비통합관리시스템(GAIA) 또는 연구비관리시스템(RMS2)에서 연구개발비 카드 발급 신청하여야 한다.
② 연구개발비 카드는 지원기관에서 지정하는 카드를 사용하여야 하며, 별도로 지정하지 않은 경우 산학협력단이 지정하는 금융기관의 연구과제 지정 법인카드를 사용한다.
③ 연구개발비 카드 재발급, 한도 변경 등의 제 변경은 연구책임자 신청을 근거로 총괄부서 법인카드 관리자에게 신청하여야 하며, 담당자는 이를 검토 후 처리한다.
제7조 (연구개발비 카드 사용 및 정산) ① 연구개발비 카드 사용기간은 연구과제의 연구 기간으로 하며, 연구책임자는 연구가 종료되면 연구개발비 카드를 즉시 폐기하여야 한다.
② 연구비 사용 후 연구책임자는 연구비관리시스템(RMS2)에 접속하여 해당 사용 건에 대한 비목을 확정하고 전자증빙을 첨부하여 제출하여야 한다. (단, 전자증빙 대상 과제(Paperless과제)의 경우 연구비관리시스템(RMS2)에 신청하고 종이 서류는 제출하지 않는다.)
③ 산학협력단은 전표와 증빙을 검토하여 승인(반려)조치를 통해 정산 완료한다.
④ 연구개발비 카드 미정산 시 카드 사용이 제한될 수 있으며 기간 내에 정산하여야 한다.
(1) 카드 대금결제일 이후 : 해당 과제 비용 집행 제한(일반비용, 출장비, 연구수당, 구매)
(2) 카드 대금결제일로부터 30일 경과 : 연구책임자 전체 과제 비용 집행 제한
(3) 카드 대금결제일로부터 60일 경과 : 연구책임자 전체 과제 비용 집행과 해당 과제 인건비 집행 제한
⑤ 연구개발비 카드 사용에 대한 세부 사항은 전문(전담)기관 지정 카드의 경우 전문(전담)기관의 규정을 우선적으로 따르며 별도 규정이 없는 경우 「연구비관리 통합매뉴얼」을 준용한다.
제8조 (연구개발비 카드 사용자의 책임) ① 연구개발비 카드 사용자가 연구개발비 카드를 분실하면 즉시 카드사 및 산학협력단에 카드 분실을 신고하여야 한다.
② 연구책임자는 연구개발비 카드 사용자의 퇴직, 이직 등으로 인하여 신분이 변동되었을 경우 지체없이 산학협력단에 반납하고, 카드 반납 또는 폐기 요청 등의 조치를 취하여야 한다.
③ 연구목적 외 사용, 관리 부주의로 인해 발생한 사고 등에 대한 책임은 카드 사용자(연구책임자, 공동연구원)에게 있다.
제9조 (산학협력단 부서공용카드) ① 산학협력단 운영을 목적으로 발급받은 부서공용카드는 이 내규 및 「연세대학교 산학협력단 관리·운영비 집행에 관한 내규」를 준용한다.
② 사용부서의 장은 부서의 공용법인카드 사용을 총괄하며 부서의 공용법인카드가 이 내규를 준수하여 사용되도록 최종적으로 책임 관리한다. 사용부서의 장은 1인 이상의 담당자를 지정하여 부서공용카드의 발급, 사용자 관리, 정산등의 업무를 담당하게 한다.
제10조 (기타) 이 내규에 명시되지 않은 사항은 기관장의 결재를 득하여 집행할 수 있다.
부칙
(1) 이 제정 내규는 2025년 6월 1일부터 시행한다.
(2) (경과조치) 이 내규 제정일 전의 연세대학교 산학협력단 법인카드 관리 및 사용에 관한 업무는 이 내규에 따라 이루어진 것으로 본다.